不適切なメール送信による個人情報の流出について

令和５年８月１５日

公益財団法人港区スポーツふれあい文化健康財団（以下「財団」といいます。）の広報・事業推進課において、Kissポート会員登録の完了をメールで送信する際に、ある1名の個人情報を誤って記載し、別の3名の方に送信してしまいました。

財団事業を信頼し、個人情報をお預けいただいたお客様に対し、あってはならないことであり、二度と発生しないよう再発防止に努めるとともに、心よりお詫び申し上げます。

１．経過

令和５年8月10日（木曜）、Kissポート新規会員登録者から「他人のID,PWが記載された会員入会受付完了メールが届いた」と電話を受けました。 調査したところ、前日8月9日(水)、職員が新規会員登録希望者（A様）の会員登録の代行入力を行った際に、受付完了の定型のメール文に、備忘としてA様のID、PWを追記し、メールを手動送信後、追記した内容を削除していなかったことに起因するヒューマンエラーであることが判明しました。 直ちに、定型のメール文からID、PWを削除し、A様のPWを変更しました。また、A様にはお電話で謝罪し、経緯を説明し、新たにPWを設定していただきました。 また、ID、PWが記載された受付完了メールが送付された３名の方に対して、経緯を説明し、謝罪しました。

２．再発防止策

財団では、職員の個人情報の取扱いに関する教育をあらためて実施するとともに、「入会受付完了メール」を手動送信することが起こりえない会員登録代行の方法に変更しました。また、「入会受付完了メール」の修正に対するアクセス制限を設けました。今後、お客様の個人情報をお預かりしていることの重要性を強く自覚し、二度と同様の事故が起こらないよう、職員一同気を引き締めて業務に取り組んでまいります。